Convênios com o Poder Público: Um Guia Prático para Empresas

Se sua empresa atua em parceria com órgãos públicos para execução de projetos, obras ou serviços, provavelmente já se deparou com a figura do convênio. Este instrumento é uma das formas mais comuns de colaboração entre a iniciativa privada (ou entidades do terceiro setor) e a Administração Pública, permitindo a realização de objetivos de interesse comum.

Na prática, um convênio é um acordo formal que estabelece direitos, obrigações e metas para todas as partes envolvidas. Ele é regido por regras específicas, que buscam garantir a transparência, a economicidade e a correta aplicação dos recursos públicos envolvidos. A Lei 14.133/21, que é a Lei de Licitações e Contratos, traz disposições importantes sobre o tema, aplicáveis quando não houver norma mais específica.

Para empresas que são convenentes (as que recebem os recursos e executam o objeto), entender essas regras é fundamental. Elas impactam diretamente o planejamento, a execução financeira, a possibilidade de ajustes no projeto e, claro, a prestação de contas final. Um deslize em qualquer uma dessas etapas pode gerar transtornos significativos, como a necessidade de devolução de valores ou a inscrição em cadastros restritivos.

Este conteúdo tem como objetivo esclarecer, de forma acessível, os principais pontos que sua empresa precisa dominar ao celebrar e executar um convênio, sempre com base no que estabelece a legislação vigente.

O que você precisa saber sobre Convênios

A Lei 14.133/21 estabelece, em seu artigo 184, que suas regras se aplicam aos convênios, acordos, ajustes e outros instrumentos similares celebrados pela Administração Pública, no que couber e na ausência de norma específica. Isso significa que princípios como licitação (quando cabível), formalização, fiscalização e responsabilidade são norteadores também para os convênios. A lei recentemente trouxe importantes inovações sobre a execução e alteração desses instrumentos.

Um dos pontos mais relevantes para o dia a dia da empresa convenente diz respeito à gestão dos recursos e possíveis alterações. A legislação prevê situações específicas em que ajustes no instrumento original são permitidos:

• Utilização de Saldos e Rendimentos: Se o valor inicial pactuado se mostrar insuficiente para concluir o objeto, é permitido usar saldos de recursos remanescentes de outras etapas ou os rendimentos gerados por aplicações financeiras desses valores. Esses recursos extras devem ser aplicados exclusivamente no objeto do convênio.
• Novos Aportes ou Redução de Metas: Outras soluções para a insuficiência de recursos incluem a injeção de novos valores pela parte concedente (o poder público) ou, como última alternativa, a redução das metas e etapas. Esta redução, no entanto, não pode comprometer a funcionalidade ou o benefício final do que foi combinado.
• Alteração do Objeto com Transferências Voluntárias: A lei também permite ajustes no objeto do convênio quando ele for financiado por transferências voluntárias (recursos discricionários repassados entre entes). Para isso, é necessário: 1) que a alteração não signifique remanejar recursos de uma finalidade orçamentária para outra totalmente diferente; 2) que o convenente apresente uma justificativa clara e objetiva; e 3) que, no caso de obras, as características essenciais pactuadas originalmente sejam mantidas.

É crucial que toda movimentação financeira, especialmente a aplicação de saldos e rendimentos, seja documentada em demonstrativos específicos que integrarão a prestação de contas. A falta desse controle pode levar à rejeição das contas.

Além disso, a lei criou um regime simplificado para convênios de menor valor com a União (até R$ 1.500.000,00), conforme o artigo 184-A. As principais características deste regime são:

• Plano de trabalho com parâmetros objetivos para comprovar o cumprimento.
• Minuta (modelo) do instrumento mais simples.
• Liberação dos recursos em parcela única, o que demanda um cuidado redobrado com o fluxo de caixa e a execução.
• Fiscalização baseada em visita para verificar a compatibilidade da execução com o plano de trabalho.

Na prática, as empresas que atuam como convenentes enfrentam desafios como: a complexidade na elaboração do plano de trabalho e dos relatórios; a rigidez na aplicação dos recursos; as dificuldades em obter orientações claras da administração concedente; e o temido processo de prestação de contas, que exige organização documental impecável desde o primeiro dia.

A orientação para empresas é clara: a prevenção é a melhor estratégia. Antes de assinar o convênio, é essencial analisar minuciosamente o plano de trabalho e as cláusulas. Durante a execução, manter uma contabilidade segregada e um arquivo organizado de todos os comprovantes de despesas é não apenas uma boa prática, mas uma obrigação. Qualquer necessidade de alteração no objeto, prazos ou valores deve ser comunicada e formalizada com a administração pública de forma antecipada, sempre buscando o amparo nas hipóteses legais que permitem o ajuste. A assessoria especializada nessa fase pode ajudar a navegar por essas regras e a evitar equívocos que possam colocar todo o projeto e os recursos da empresa em risco.